Zásadný problém s mailami: vždy ich je priveľa. Čo s tým?
Klienti, kolegovia, ale aj blízki či reklama. Všetko sa stretáva v jednej schránke a vy dostávate záchvat paniky. Ako si s tým poradiť?
V minulom článku sme rozoberali efektívny time management pri práci. Veľká časť práce je bohužiaľ práca s mailami. Tieto nástroje vám pomôžu:
Inbox zero – nula mailov, nula starostí
Inbox zero nie je aplikácia ani mailový klient. Je to prístup, model správania sa, „state of mind“. Jeho základnou ideou je, že iba vtedy máte pokoj na duši, keď je váš inbox prázdny. Preto s každým e-mailom, ktorý dostanete, musíte byť schopní spraviť jednu z týchto akcií:
- delegovať
- vymazať
- odpovedať
- odložiť
- vykonať
Mail kontrolujte pravidelne, nie však neustále. Napríklad raz za hodinu. Maily, na ktoré odpovedať zaberie maximálne 2 minúty, odpovedajte. Ostatné odložte na neskôr. Čo môžete, delegujte. Čo treba vykonať, si zapíšte do to-do listu. Hlúposti bez milosti vymažte.
Mailbox app – nádherná aplikácia, ak používate Gmail alebo iCloud
Ospevovaná aplikácia pre Android a iPhone. Zatiaľ podporuje iba Gmail a iCloud účty. To, čím si získala všetku pozornosť, je skvelá funkcia – jediným šmyknutím prsta po obrazovke môžete telefónu povedať, že vás má na prijatý e-mail upozorniť neskôr. Jednoduché a geniálne. http://vimeo.com/54553882
Awayfind – digitálny asistent
Služba, ktorá vás upozorní iba na vaše najdôležitejšie maily. Zadefinujete jej, na ktoré maily vás má upozorniť a potom si užívate život s menším množstvom notifikácii. Zaujímavé je, že vás vie upozorniť nielen vo svojej aplikácii, ale vám môže poslať aj smsku alebo vám dokonca zavolať. http://youtu.be/T5KppeSMzyY
Accompli – prepracovaná aplikácia pre prepracovaných ľudí
Bohužiaľ, iba pre tých s iPhonmi. Skvelé na tejto službe je, že spája niekoľko nástrojov dokopy a tak pohodlne, ako to doteraz nebolo možné. Prišiel vám mail s pozvaním na meeting? Váš kalendár je vzdialený na jediný klik v aplikácii – hneď viete, či vám termín vyhovuje.
Používa podobný swipovací (naozaj neexistuje vhodnejšia alternatíva ako „šúchací“?) mechanizmus ako Mailbox, plus kopu ďalších vychytávok. https://www.youtube.com/watch?v=7UAy8E3e9f8
Sanebox – ako Gmail pre všetkých
Sanebox ponúka podobnú umelú inteligenciu ako Gmail – rozoznáva, ktoré e-maily sú pre vás dôležité a ktoré nie, na základe vašich minulých interakcií s nimi. Jeho výhodou je, že funguje takmer na každej platforme a mailovom klientovi. Ich web nie je práve najkrajší, no zodpovie všetky vaše otázky.